Tapahtuma-assari voi olla juuri se puuttuva palanen, joka tekee tapahtuman järjestämisestä stressittömämpää, hallitumpaa ja ennen kaikkea onnistuneempaa. Oli kyseessä sitten henkilöstöpäivä, asiakastapahtuma, työpaja, juhla tai messuosallistuminen, tapahtuman toteutus vaatii aina aikaa, tarkkuutta ja hyvää kokonaisuuden hallintaa.
Minä olen Kati – ja toimin tapahtuma-assarina sinulle, joka haluat keskittyä olennaiseen ja ulkoistaa käytännönjärjestelyt osaaviin käsiin.
Mitä tapahtuma-assari tekee?
Tapahtuma-assari ei ole vain tapahtumapäivän apulainen – hän on koko tuotantoprosessin oikea käsi. Kun otat minut mukaan suunnitteluun, saat kumppanin, joka kulkee mukanasi alusta loppuun: ideasta toteutukseen, jälkimarkkinointiin saakka.
Tässä on esimerkkejä siitä, mitä tapahtuma-assari-palvelu voi sisältää:
Suunnittelu ja budjetointi
Jokainen onnistunut tapahtuma alkaa selkeästä suunnitelmasta. Autan ideoinnissa, budjetoinnissa ja aikataulutuksessa – oli kyseessä pieni sisäinen tilaisuus tai suurempi asiakastapahtuma. Näin saat heti alusta asti realistisen kokonaiskuvan ajasta, kustannuksista ja resursseista.
Tila-, tarjoilu- ja esiintyjävaraukset
Tarvitsetko tapahtumapaikan, cateringin tai puhujan? Hoidan varaukset puolestasi – tai etsin sopivimmat vaihtoehdot ja kilpailutan ne. Osaan kysyä oikeat kysymykset jo etukäteen, jotta paikan päällä ei tule ikäviä yllätyksiä.
Tapahtumaviestintä
Kirjoitan kutsut, muistutukset, aikataulut ja ohjeistukset osallistujille. Huolehdin myös tapahtuman sisäisestä viestinnästä, jotta kaikki pysyvät ajan tasalla – oli kyseessä tiimisi, alihankkijat tai yhteistyökumppanit.
Koordinointi tapahtumapäivänä
Tapahtuma-assari on paikalla – joko virtuaalisesti tai fyysisesti – varmistamassa, että kaikki sujuu suunnitellusti. Pidän langat käsissä, ohjaan toimittajia ja huolehdin siitä, että aikataulu ja yksityiskohdat pysyvät hallinnassa.
Osallistujahallinta
Ilmoittautumislomakkeet, osallistujalistat, erityisruokavaliot, nimikyltit ja muistutukset. Kun nämä ovat hallussa, myös osallistujakokemus on sujuva ja ammattimainen.
Jälkimarkkinointi
Tapahtuma ei pääty, kun ovet sulkeutuvat. Autan palautekyselyissä, kiitosviesteissä, kuvakoosteissa ja somepäivityksissä. Näin tapahtuman vaikutus kestää pidempään – ja saat siitä enemmän irti.
Edustuspalvelut messuilla
Osallistutko messuille, mutta tarvitset lisäkäsiä ständille? Olen mukana edustamassa, kohtaamassa asiakkaita ja tukemassa tiimiäsi paikan päällä – luontevasti ja asiantuntevasti.
Miksi ulkoistaa tapahtumatuotanto tapahtuma-assarille?
Tapahtumien järjestäminen on kokonaisvaltainen projekti, joka vaatii aikaa, huolellisuutta ja koordinaatiokykyä. Jos järjestät tapahtumaa muun työn ohella, kokonaisuus voi helposti levitä käsiin. Tässä syitä, miksi tapahtuma-assari voi olla paras ratkaisu:
- Säästät aikaa
Kun annat käytännön järjestelyt minun hoidettavakseni, vapautat omaa aikaasi muihin tehtäviin – kuten sisältöön, edustamiseen tai vain hengittämiseen.
- Vältät stressiä
Aikataulut, varaukset, yhteydenpito ja yksityiskohdat eivät kuormita sinua, kun ne ovat hallinnassa. Minä hoidan ne puolestasi – ennakoiden, tarkasti ja joustavasti.
- Ammattimainen lopputulos
Olen järjestänyt lukuisia tapahtumia ja tiedän, mitä yksityiskohtia kannattaa huomioida. Näin tapahtumastasi tulee sujuva, vaikuttava ja muistettava – eikä mikään tärkeä jää huomiotta.
- Tapahtuma näyttää ja tuntuu yhtenäiseltä
Kun viestintä, visuaalisuus ja ohjelma ovat linjassa, tapahtuma vahvistaa brändiäsi ja tukee liiketoimintasi tavoitteita.
Tapahtuma-assari sopii moneen tilanteeseen
Tapahtuma-assari-palvelu ei ole sidottu tapahtuman kokoon tai tyyppiin. Tässä esimerkkejä tilanteista, joissa voin auttaa:
- Tyky- ja henkilöstöpäivät
- Asiakastilaisuudet ja lanseeraukset
- Webinaarit ja etätapaamiset
- Koulutukset ja workshopit
- Messut ja näyttelyt
- Sisäiset juhlat, vuosipäivät ja merkkipäivät
Tapahtuman ei tarvitse olla iso ollakseen tärkeä – ja juuri siksi sen järjestämiseen kannattaa panostaa.
Miltä tapahtuma-assariyhteistyö käytännössä näyttää?
📆 1. Kartoitus
Käydään läpi tarpeesi, toiveesi ja tapahtuman tavoitteet. Suunnitellaan kokonaisuus budjetin ja aikataulun pohjalta.
📝 2. Suunnitelma
Teen selkeän toimenpidelistan ja hoidan sovitut asiat sovitussa aikataulussa. Kommunikointi on sujuvaa ja joustavaa.
🎯 3. Toteutus
Tapahtumapäivänä varmistan, että kaikki toimii. Pidän sinut ajan tasalla ja hoidan asiat taustalla – niin voit keskittyä tapahtuman sisältöön.
💬 4. Jälkipuinti
Palautteet, koostot ja kiitokset hoidetaan, ja tapahtuman opit otetaan talteen tulevaisuutta varten.
Tapahtuma-assari – enemmän kuin tekijä, myös tuki
Olen saanut palautetta siitä, että kanssani työskentely on mutkatonta, käytännönläheistä ja turvallista. Tapahtuma-assarina en vain tee asioita, vaan olen myös tukena, sparraajana ja toisinaan jopa ideointikumppanina.
Minulle tärkeintä on, että sinä voit luottaa siihen, että hommat hoituvat – ajallaan, huolella ja sydämellä.
Haluatko tietää lisää?
Jos olet järjestämässä tapahtumaa – pientä tai isoa – ja kaipaat apukäsiä, otathan yhteyttä. Kerron mielelläni lisää siitä, miten juuri sinun tarpeeseesi voidaan räätälöidä toimiva tapahtuma-assari-palvelu.
