Delegointi on monelle yrittäjälle tai pienyrittäjälle epämukava ajatus, ihan kuin ei olisi itse tarpeeksi hyvä huolehtimaan kaikesta yksin. Silti se voi olla juuri se ratkaisu, joka vapauttaa aikaa, parantaa työn laatua ja tekee arjesta sujuvampaa. Assari voi olla tässä avainhenkilö, kunhan uskallat ottaa ensimmäisen askeleen.
Tässä blogissa pureudutaan siihen, miksi delegointi tuntuu niin vaikealta, miten siitä voi tehdä helpompaa ja miksi assarin käyttö on fiksu valinta.
Miksi delegointi tuntuu niin hankalalta?
Ensimmäinen este delegoinnin tiellä on usein ajatus: “Teen tämän itse nopeammin.” Been there, done that. Lyhyellä aikavälillä se saattaa jopa pitää paikkansa – mutta pitkällä aikavälillä se on tuhoisaa ajankäytöllesi.
Moni yrittäjä on tottunut olemaan yksin vastuussa kaikesta. Yrityksestä on tullut kuin oma lapsi – ja ajatus siitä, että joku muu koskisi siihen, tuntuu vähintäänkin pelottavalta.
Delegointi vaatii luottamusta. Se vaatii uskallusta myöntää, ettei tarvitse olla hyvä kaikessa. Eikä tarvitse tehdä kaikkea yksin.
Ensimmäinen askel: pieni tehtävä assarille
Assarin ottaminen mukaan ei tarkoita, että annat hänelle kaikki salasanat ja tilit heti ensimmäisestä päivästä lähtien. Hyvä alku on valita yksi pieni tehtävä tai selkeä kokonaisuus:
- Sähköpostien läpikäynti
- Sosiaalisen median ajastaminen
- Tapaamisten varaaminen
- Laskujen lähettäminen
Kun ensimmäinen asia sujuu hyvin, delegointi alkaa tuntua helpommalta. Pala palalta voit luopua tehtävistä, jotka eivät tuo sinulle iloa tai lisäarvoa – ja antaa ne assarille, joka hoitaa ne tehokkaasti.
Mitä assarille kannattaa delegoida?
Kaikkea ei voi (tai kannata) delegoida – mutta paljon voi. Tässä esimerkkejä:
- Toistuvat hallinnolliset tehtävät: asiakasrekisterin päivittäminen, materiaalien lähetys, aikataulutus.
- Sisällöntuotanto: uutiskirjeiden luonnostelu, blogien oikoluku, somepostauksien ajastaminen.
- Tapahtumatuotanto: taustatyö, tilavaraukset, esiintyjäkontaktit, tarjoilut, you name it!
- Asiakaspalvelu: chat-viestien seuranta, vakiovastausten lähettäminen.
Muista: jokainen tehtävä, jonka voi kuvata selkeästi ohjeilla, on mahdollista siirtää assarille.
Delegoinnin hyödyt – enemmän kuin aikaa
Kun delegoit, saat:
- Lisää työaikaa keskittyä omaan ydinosaamiseesi
- Mahdollisuuden kasvattaa liiketoimintaa ilman lisätunteja
- Mielenrauhaa ja vähemmän stressiä
- Tuoreita näkökulmia assarilta, joka saattaa kehittää prosesseja
Moni yrittäjä sanoo jälkeenpäin: “Miksi en tehnyt tätä aiemmin?”
Delegoinnin esteet – ja miten ne ylitetään
- “Kukaan ei tee tätä yhtä hyvin kuin minä.”
→ Totta, mutta ehkä sen ei tarvitsekaan olla identtistä. Jos työ tehdään 90 %:n tarkkuudella ja vapautat kaksi tuntia päivässä – eikö se ole sen arvoista? - “En ehdi opettaa assaria.”
→ Pieni aika alkuun säästää sinulta kymmenkertaisesti myöhemmin. Ohjeista kerran – hyödyt monta kertaa. - “En tiedä mistä aloittaa.”
→ Listaa kaikki tehtävät, joita teet viikon aikana. Korosta ne, jotka vievät aikaa mutta eivät vaadi juuri sinun asiantuntemustasi. Aloita niistä.
Miten löytää oikea assari?
Hyvä assari ei ole vain osaaja, vaan myös luotettava kumppani. Etsi henkilöä, jonka kanssa:
- Kommunikaatio sujuu helposti
- Arvot ja työtapa kohtaavat
- Voit rakentaa pitkäaikaisen yhteistyön
Assari ei ole vain apukäsi – hän on tuki ja selkäranka arjen pyörittämisessä. Jokainen assari on erilainen ja omaa hyvin erilaiset taidot. Perehdy siis rohkeasti useampaan palveluntarjoajaan ja selvitä, kenen taidot on juuri niitä, mitä sinä yrityksessäsi kaipaat!
Delegoinnin kultainen sääntö: tee siitä tapa
Delegointi ei ole kertaluontoinen ratkaisu kiireeseen – se on taito, jota voi kehittää.
Vinkkejä:
- Kysy itseltäsi viikoittain: mitä voisin antaa jollekin toiselle?
- Pidä selkeä delegointilista – mitä, kenelle, milloin, miten?
- Anna palautetta ja pyydä sitä myös assarilta
Delegointi + assari = tehokkaampi, kevyempi arki
Jos sinulla on yritys tai oma projekti, joka vie kaiken aikasi, delegointi on yksi tärkeimmistä taidoista, jonka voi oppia. Ja kun rinnallasi on hyvä assari, mikään ei ole mahdotonta. Älä tee kaikkea yksin. Jaa vastuuta – vapauta aikaa. Delegointi ei ole heikkoutta, vaan viisautta. Jos haluat selvittää, olisimmeko me hyvä tiimi – laita viestiä tai soita!
